Alias y Grupos de correos electrónicos en Google Workspace

Comprender los casos de uso de las funciones alias y grupos de Google Workspace puede ahorrarle costos en correo corporativo al tiempo que le permite organizar las comunicaciones de procesos y equipos de trabajo en direcciones de correo electrónico adicionales que no generan costos. En la consola de administración usted tiene la posibilidad de crear direcciones alternas para enviar y recibir correos, sin costo alguno, mediante dos grandes herramientas denominadas grupos y alias.

¿Qué son los grupos en Workspace?

Los grupos son una opción para comunicarse y colaborar fácilmente entre equipos de la organización y usuarios externos. Algunas de sus características son:

• Posibilita la opción de que todos los miembros puedan ser contactados mediante una dirección de correo única.
• Cualquier miembro del equipo puede responder en nombre del grupo a usuarios internos o externos a la organización.
• Es posible visualizar los correos recibidos y enviados desde la aplicación Google Groups.
• No tiene costo adicional.

Por ejemplo, una empresa que cuente con 5 asesores comerciales, puede abrir un grupo y crear una dirección de correo electrónico, como , sin asumir ningún costo adicional. De esta manera, los 5 asesores recibirán o enviarán correos entre ellos, o a personas ajenas a la organización, mediante la dirección anterior.

Pero, si la empresa lo que necesita es asignar a un usuario (existente) una dirección de correo electrónico como , entonces se debe crear un alias.

¿Qué son los alias en Workspace?

Los alias son direcciones de correos alternativos que permiten enviar y recibir email de forma gratuita.

Pero, ¿cómo funciona esto? Los usuarios deben tener acceso a una cuenta principal, como y se debe configurar un alias, como por ejemplo , , o .

Entonces, ¿un alias de correo electrónico es igual que tener un correo normal? La respuesta es no. Los alias son direcciones de email dependientes a una cuenta de correo principal, y no pueden ser usadas para iniciar sesión, al igual que las direcciones creadas al abrir un grupo. En su lugar, son configuradas para que se reciban y envíen mensajes, ahorrando así los costos adicionales de abrir una nueva cuenta.

¿En cuáles casos usar grupos y en cuáles usar alias?

A continuación explicaremos algunos de los escenarios en los que se puede disfrutar de esta característica:

1. Se requiere crear direcciones de correos que sean públicas y fáciles de recordar por los clientes.

   desea tener una dirección para gestionar correos asociados al departamento de ventas. Para este caso, lo que se debe hacer es configurar un alias de , y de esta manera María recibirá todos los mensajes que se envíen a cualquiera de las dos direcciones.

   Si además de María, otros colaboradores requieren gestionar los correos del área de ventas, entonces, se debe crear un grupo, con la dirección .

2. Se necesita que las direcciones de correo se asignen a diferentes usuarios en determinado tiempo.

   Andrés anteriormente se encargaba del departamento de soporte y tenía configurado el alias , este cargo lo desempeñará un nuevo usuario que requiere enviar y recibir correos con dicha dirección, en tal caso solo se debe configurar el alias anterior para la cuenta del nuevo usuario, y de esta forma se garantiza que se realice la transición del alias.

3. Se requiere conservar una dirección de correo electrónico luego de eliminar la cuenta.

   Su organización tiene una cuenta de correo electrónico denominada gestionada por María, quien también tiene una cuenta . Simplemente puede configurar y asignar un alias llamado y eliminar la cuenta respectiva. De esta manera, no incurrirá en costos extras y el usuario podrá seguir gestionando correos asociados al departamento de compras desde su cuenta principal.

   También puede crear un grupo con la dirección , si necesita que más de dos usuarios gestionen el correo.

4. Se necesita que un equipo de trabajo reciba y envíe correos desde una dirección.

   Miempresa.com requiere una dirección de correo , para que los prospectos soliciten información sobre los servicios que ofrece la organización. Sin embargo, se desea que todo el equipo de ventas pueda recibir y responder correos electrónicos. Para este caso, lo ideal es crear un grupo con la dirección y añadir a todo el equipo de ventas.

5. Se requiere que un equipo de trabajo visualice los correos y que sea posible asignar un email a un usuario determinado.

   A la dirección de correo llegan múltiples solicitudes de clientes y se desea que todo el equipo de soporte pueda recibir, asignar responsabilidades y responder solicitudes. Para este caso, se debe crear un grupo de soporte y habilitar la opción de bandeja de entrada colaborativa. De esta manera se garantiza que todos los miembros del grupo tengan acceso a los correos recibidos desde la dirección soporte@miempresa, y de igual modo, sea posible asignar y distribuir correos a un usuario en particular. Entonces Pedro, quien hace parte del grupo, puede recibir un email, asignarse así mismo u otra persona un correo, y responder.

Buenas prácticas de los grupos y alias

• Responda los mensajes desde el alias correspondiente.

  Esta opción garantiza que los correos se envíen desde la dirección en donde el destinatario remite el mensaje, asegurando así el orden de los correos. Para habilitar está opción se debe dirigir a ajustes > cuentas > enviar como, luego active la opción “responder desde la misma dirección a la que se ha enviado el mensaje” y haga clic en guardar.

• Asigne nombres a los alias.

  Cuando se configure la dirección alterna para enviar correos electrónicos, asegúrese de proporcionar un nombre para el alias, el cual será visible para los clientes. Por ejemplo, si la dirección alterna es , digite en el campo del nombre “facturación”.

• Cree una etiqueta para cada alias.

  La creación de etiquetas para cada alias, permite ordenar o clasificar de forma automática los mensajes correspondientes a cada dirección alterna. De esta manera todos los correos que se reciban o se envíen desde se almacenarán en una etiqueta que puede llamarse “ventas”.

• Conserve en el tiempo los alias para dar continuidad al mismo.

  Si se tiene una dirección como , y se cambia al responsable de dicho alias, entonces se debe asignar la dirección anterior al nuevo usuario; ya que es posible que los clientes asocien la dirección como canal favorito de contacto, en tal caso, no es conveniente realizar variaciones.

Para finalizar, los alias y los grupos son dos herramientas valiosas que entrega Google Workspace, con funcionalidades que permiten gestionar varias direcciones de correos electrónicos a través de una sola cuenta. De esta manera, no solo se mantiene una imagen profesional con usuarios externos, sino que también es posible aumentar la productividad del email mediante el uso de las buenas prácticas. ¿Y usted qué espera para usarlos?

Si usas nuestro servicio de correo Google Workspace y necesitas ayuda para crear alias o grupos, no dudes en contactarnos en nuestro canal .  ¡Estamos para ayudarle!