Cómo compartir espacio de almacenamiento en Google Workspace Plan Starter

¿Su cuenta de correo electrónico ha superado los 30 GB? ¡No se preocupe! Google ha implementado una nueva característica en el plan Business Starter.

Ahora, en lugar de estar restringidos a 30 GB por usuario, las organizaciones pueden aprovechar el almacenamiento compartido. Esta funcionalidad permite una distribución más flexible y eficiente del espacio, adaptándose mejor a las necesidades de almacenamiento de cada usuario.

En este artículo, explicamos cómo funciona el almacenamiento compartido y las ventajas que aporta.

¿Cómo funciona el almacenamiento compartido en el plan Business Starter?

Antes, cada usuario en el plan Business Starter estaba limitado a 30 GB de almacenamiento individual. Con la nueva actualización, el almacenamiento disponible para una organización es ahora la suma del almacenamiento de cada usuario. Es decir, si una organización tiene 18 usuarios, dispondrá de un total de 540 GB de almacenamiento compartido (30 GB x 18 usuarios).

Ventajas del almacenamiento compartido

1. Flexibilidad: Uno de los mayores beneficios del almacenamiento compartido es la flexibilidad que ofrece. En lugar de estar restringidos a un límite fijo por usuario, las organizaciones pueden asignar el almacenamiento según las necesidades individuales de sus miembros. Esto es particularmente útil para equipos donde algunos usuarios pueden necesitar más espacio que otros.
   
   
2. Reducción de costos: Antes, si un usuario superaba el límite de 30 GB, la única opción para evitar interrupciones en el servicio era actualizar toda la organización al siguiente plan de suscripción, lo que incrementaba los costos. Con el almacenamiento compartido, esto ya no es necesario.
   
   Ejemplo:
   
   Una empresa con 20 empleados en el plan Business Starter habría tenido que actualizar al plan Standard para todos si varios usuarios superaban los 30 GB. Ahora, pueden ajustar el almacenamiento compartido y mantenerse dentro del mismo plan.
   
   Entonces, ¿cuándo es necesario cambiar de plan? Solo es necesario cambiar de plan en dos situaciones principales: cuando el espacio de almacenamiento compartido de toda la organización se consume por completo o cuando la organización necesita utilizar funciones avanzadas que solo están disponibles en planes superiores.
   
   
3. Gestión de almacenamiento: El almacenamiento compartido también facilita la gestión del almacenamiento dentro de la organización. Los administradores pueden monitorear y redistribuir el espacio según sea necesario, optimizando el uso de los recursos disponibles.
   
   

   Ejemplo:

   Si un usuario no está utilizando todo su almacenamiento asignado, el administrador puede reasignar ese espacio a otro usuario que lo necesite más, asegurando un uso eficiente del almacenamiento total disponible.

¿Es posible fijar límites a los usuarios con esta mejora?

Sí, es posible establecer límites de almacenamiento individuales. Los administradores pueden configurar cuotas para los usuarios para asegurarse de que ninguno sobrepase un uso razonable del espacio disponible.

Ejemplo:

Una empresa puede asignar un límite de 50 GB a un diseñador gráfico y 10 GB a un redactor de contenido, manteniendo el control sobre cómo se distribuye el almacenamiento total. Esto permite una gestión más precisa y personalizada del almacenamiento según las necesidades de cada rol dentro de la organización.

*Para realizar este proceso es necesario crear unidades organizativas. Si usted es cliente de IngeWeb y desea disfrutar de esta característica, no dude en contactarnos para ofrecerle nuestra asesoría.